Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Enterprise Pada Balai Desa Simongagrok Kabupaten Mojokerto

Benny Hasto Pakartia1, Dicky Alnazarula2, Moch.Araafi Syamsul Ibrahimb3, Ardianto Tri

Candra Perdanab4

abProgram Studi Sistem Informasi, Universitas Negeri Surabaya,

Indonesia

e-mail: 1[email protected], 2[email protected],

3 [email protected],

4[email protected]

Abstrak

Balai Desa Simongagrok Kabupaten Mojokerto Sebagai lembaga pemerintahan yang melakukan pelayanan publik kepada masyarakat, memiliki sistem informasi dan teknologi informasi yang

terintegrasi untuk mendukung aktivitasnya, seperti pelayanan surat masuk dan keluar, sistem kepegawaian dan keuangan yang ada. Berdasarkan hal tersebut, maka penelitian ini dirasa tepat

dilakukan dengan tujuan untuk menghasilkan perencanaan arsitektur enterprise untuk membantu dalam melakukan aktivitas pelayanan publik, baik dari sisi administratif, aktivitas, dan pengawasan agat dapat lebih mudah dan efisien dalam menjalankan e-governance. Metodologi penelitian yang digunakan antara lain studi pustaka, wawancara, observasi, dan menggunakan framework TOGAF atau The Open Group Architecture Framework adalah suatu kerangka kerja arsitektur perusahaan yang berfokus pada pendekatan komprehensif untuk desain, perencanaan, implementasi, dan tata kelola arsitektur informasi perusahaan. Dari Penelitian dapat dihasilkan blueprint arsitektur sistem informasi Balai Desa Simongagrok yang dapat digunakan dalam proses penyelesaian permasalahan yang ada pada sistem informasi yang ada secara menyeluruh.

Kata kunci: Arsitektur Enterprise, TOGAF ADM 9.2

Abstract

Balai Desa Simongagrok Kabupaten Mojokerto Sebagai lembaga pemerintahan yang melakukan pelayanan publik kepada masyarakat, memiliki sistem informasi dan teknologi informasi yang terintegrasi untuk mendukung aktivitasnya, seperti pelayanan surat masuk dan keluar, sistem kepegawaian dan keuangan yang ada. Berdasarkan hal tersebut, maka penelitian ini dirasa tepat dilakukan dengan tujuan untuk menghasilkan perencanaan arsitektur perusahaan untuk membantu dalam melakukan aktivitas pelayanan publik, baik dari sisi administratif, aktivitas, dan pengawasan agat dapat lebih mudah dan efisien dalam menjalankan e-governance. Metodologi penelitian yang digunakan antara lain studi pustaka, wawancara, observasi, dan penggunaan framework TOGAF atau The Open Group Architecture Framework adalah suatu kerangka kerja arsitektur perusahaan yang berfokus pada pendekatan komprehensif untuk desain, perencanaan, implementasi, dan tata kelola arsitektur informasi perusahaan. Dari Penelitian dapat dihasilkan blueprint arsitektur sistem informasi Balai Desa Simongagrok yang dapat digunakan dalam proses penyelesaian permasalahan yang ada pada sistem informasi yang ada secara menyeluruh.

  • 1.    Introduction

Pada era digital seperti saat ini semua bidang tidak lengkap rasanya jika tidak menerapkan teknologi informasi pada pengelolaan sistemnya. Pada masa saaat ini Teknologi Informasi sangat berkembang pesat dimana semua hal dapat diakses lebih mudah, efisien, cepat, serta efektif dengan sistem komputerisasi. Informasi teknologi telah banyak diterapkan seiring perkembangan jaman.

Pemerintahan merupakan sektor yang krusial dalam kehidupan sehari hari karena pemerintahan dapat menggerakkan berbagai bidang yang ada pada wilayahnya. Keputusan yang keluar dari pemerintah sering kali berimbas langsung terhadapa berbagai sector apalagi ekonomi dan sosial. Oleh karena hal ini juga banyak terjadi ketidak sesuaian yang diakibatkan oleh manipulasi dari individu yang memiliki kepentingan untuk memperkaya pribadi. Hal tersebut dapat terjadi dikarenakan sistem pemerintahan yang memiliki celah, sehingga segala tindak kejahatan yang terjadi sulit pula dideteksi. Karena terjadinya fenomena ini dirasa dibutuhkan suatu sistem yang dapat menunjang keamanan, kenyamanan, dan ketepatan dalam prakteknya.

Teknologi Informasi dirasa sangat tepat diterapkan dalam hal ini, terlebih lagi pemerintah sendiri telah menggaungkan program E-Government sebagai upaya untuk mengkomputerisasi pertukaran data yang ada menjadi terintegrasi sehingga sulit ditemukan celah untuk oknum yang ingin mencurangi pemerintahan. Instansi pemerintahan memiliki banyak lapis mulai dari desa sampai pusat dimana penyaluran data harus diintegrasikan dari hilir ke hulu. Hal ini juga dapat menjadi Langkah reformasi birokrasi yang dilatar belakangi tuntutan terhadap terbentuknya sistem kepemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara lebih efektif, melahirkan inspirasi penyediaan data informasi dan media komunikasi yang transparan.

Terkait dengan hal ini dijadikannya Balai Desa Simongagrok sebagai objek penelitian dikarenakan dirasa sebuah sistem sangat penting dipastikan berjalan baik dari akarnya, oleh karena hal ini Desa merupakan akar data dari struktur pemerintahan. Maka dari itu pemilihan objek penelitian ini dirasa tepat. Penggunaan Teknologi Informasi di Balai Desa Simongagrok sendiri sudah berjalan sejak tahun 2017 dimulai dari aplikasi Bernama SISKEUDES (Sistem Keuangan Desa). SISKEUDES atau Sistem Keuangan Desa merupakan aplikasi yang memiliki ruang lingkup terkait perencanaan sampai pertanggung jawaban APBDes (Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa). Jadi sejak adanya SISKEUDES ini sebagai media tranparansi keuangan desa yang terintegrasi langsung dengan Kabupaten dan diawasi langsung oleh DPMD (Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa), dengan sistem ini dapat menjadi perintis penerapan Teknologi Informasi dilingkup pemerintahan desa.

  • 2.    Research Method / Proposed Method

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode penelitian kualitatif dimana penelitian melewati proses observasi dan wawancara langsung yang berfokus pada penerapan dalam kehidupan nyata. Sedangkan untuk perancangan model arsitektur menggunakan TOGAF ADM versi 9.2 yang merupakan suatu framework untuk arsitektur perusahaan yang memberikan pendekatan dalam perancangan, perencanaan, pelaksanaan, dan tata kelola arsitektur teknologi informasi yang telah ada.

  • 2.1    Metode Pengumpulan data

Lalu pengumpulan data dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu observasi, wawancara, dan studi literatur.

  • 1.    Metode Observasi dilakukan dengan melihat langsung aktivitas yang ada dan telah berjalan di Balai Desa Simongagrok.

  • 2.    Metode Wawancara dilakukan dengan mewawancarai langsung narasumber yang melakukan aktivitas pada Balai Desa Simongagrok.

  • 3.    Metode Studi Literatur dilakukan untuk menambah refrensi teori untuk melakukan penelitian dengan membaca informasi terkait TOGAF ADM 9.2, arsitektur enterprise, dan penerapan penelitiannya.

  • 3.    Literature Study

    3.1    Arsitektur Enterrprise

Arsitektur Enterpise atau Erchitecture Architecture terrdiri dari arsitektur yang berarti perancangan dan enterprise yang merupakan setiap komponen dari organisasi, jadi arsitektur enterprise adalah perencangan setiap komponen yang ada pada suatu organisasi.

  • 3.1    The Open Achitecture Fame Work Architecture Development Method versi 9.2 (TOGAF ADM 9.2)

Gambar 1. Architecture Development Method

(Sumber : Internet[1])

Seperti yang ada pada gambar 1 dalam melakukan perancangan Arsitektur Enterprise dengan menggunakan TOGAF ADM 9.2 melalui 2 tahap yaitu Preliminary & Requiermenet Management yang juga melewati 8 fase dimana pada setiap fase memiliki Requirements Management yang berbeda-beda. Lalu metodologi TOGAF ADM 9.2 yang digunakan penulis sebagai Analisa terdiri dari 5 tahap, antara lain:

  • 1)    Preliminary Phase

Pada fase ini dilakukan persiapan analisis yang akan dilakukan dengan mendefinisikan prinsip-prinsip analisis arsitektur enterprise sebagai acuan untuk mengembangkan arsitektur enterprise.

  • 2)    Architecture Vision

Fase ini memiliki tujuan untuk menegaskan pentingnya rancangan arsitektur enterprise yang sejalan dengan visi Balai Desa Simongagrok dengan merumuskan strategi sebagai acuan pengembangan ruang lingkup arsitektur.

  • 3)    Business Architecture

Setelah melakukan perumusan strategi yang digunakan sebagai acuan ruang lingkup arsitektur, selanjunya perlu didefinisikannya kondisi proses bisnis dan actor yang terliabat.

  • 4)    Information System Architecture

Pada fase arsitektur sistem informasi merupakan penentuan cara pembangunan arsitektur data dan aplikasi yang ada di Balai Desa Simongagrok.

  • 5)    Technology Architecture

Pada fase ini digambarkannya struktur teknologi inforrmasi yang ada di Balai Desa Simongagrok dalam menunjang proses sistem infomasi. Yang diterapkan berdasarkan kemampuan balai desa dari segi manapun.

4. Result and Discussion

Pada gambar 2 dibawah ini merupakan hasil perancangan topologi jaringan untuk perbaikan pada masa mendatang.

Gambar 2. Topologi Jaringan

  • 2.1.    Discussion

  • 1)    Prelimiary phase

adalah tahapan untuk persiapan dan kegiatan yang akan dibutuhkan dalam suatu bisnis, untuk tercapainya tujuan bisnis, arsitektur enterprise, metode, dan prinsip – prinsip dari arsitektur. Didalamnya preliminary phase ada juga pendefisian framework architecture enterprise. Tahap ini juga bertujuan untuk mengidentifikasi 5W+1H (what, who, when, where, why, dan how) dalam perencanaan arsitektur enterprise dan menentukan prinsipprinsip perencanaan arsitektur enterprise yang disusun menggunakan principle catalog. Tools yang digunakan pada tahap preliminary yaitu principle catalog.

  • 2)    Requirements Management

Tahap ini bertujuan untuk menentukan kebutuhan arsitektur enterprise di Desa Simongagrok, Kabupaten Mojokerto, kebutuhan itu disimpankemudian dimasukkan ke dalam tahap yang sesuai. Sumber daya harus

dikembangkan dalam tahap ini adalah skenario aktivitas. Skenario aktivitas mencakup aktivitas dan permasalahan dalam organisasi. Tools yang digunakan pada tahap requirement management yaitu Metode fishbone analysis (analisis tulang ikan).

  • 3)    Phase A: Architecture Vision

Tahap ini bertujuan untuk menyamakan pandangan mengenai pentingnya perencanaan arsitektur enterprise untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi dan menentukan lingkup perencanaan strategis yang dikembangkan. Cita – cita yang diinginkan dari Desa Simongagrok dapat dicapai dengan cara mengejar terus visi yang telah dibuat oleh desa Simongagrok, Mojokerto. Dengan Visi yang berbunyi : “Gotong Royong membangun desa simongagrok yang jujur, adil, sejahtera, berbudaya dan berakhlak mulia”,Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada awal siklus arsitektur untuk menciptakan visi arsitektur yaitu memvalidasi konteks, serta membuat pernyataan arsitektur proses yang disetujui. Tools yang digunakan pada tahap arsitektur visi yaitu Value Chain Diagram. Beberapa berikut adalah aktifitas utama maupun pendukung yang ada di desa Simongagrok : Pendukung :

  • 1.    Penyedia Prasarana

  • 2.    Inventarisasi

  • 3.    Arsip

  • 4.    Penyiapan Rapat

Utama :

  • 1.    Administrasi Pengantar

  • 2.    Surat Kepengurusan

  • 3.    Administrasi Kependudukan Desa

  • 4.    Pendataan Masyarakat

  • 5.    Phase B: Business Architecture

Tahapan ini berisi bagaimana proses pada strategi bisnis, organisasi, dan informasi aktivitas utama. Arsitektur bisnis digunakan sebagai sarana untuk menunjukkan nilai dan alur aktivitas yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan stakeholdernya. Tools yang digunakan pada tahap arsitektur bisnis yaitu BPMN (Business Process Model and Notation).

  • 6.    Phase C: Information Sistem Architecture

Tahap ini bertujuan mengembangkan arsitektur sistem informasi dalam hal data dan aplikasi yang terkait. Hal ini menggambarkan bagaimana arsitektur sistem informasi dapat menjalankan arsitektur visi dan arsitektur bisnis dapat memenuhi kebutuhan stakeholder. Tahap ini menekankan bagaimana arsitektur sistem informasi dirancang meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan di Desa Simongagrok. Tools yang digunakan pada arsitektur aplikasi yaitu Metode BSP (Business Sistem Planning).

Tabel 1.Entitas Data

Aktifitas Utama

Aktifitas

Fungsi Bisnis

Entitas Data

Kandidat Aplikasi

Administrasi Pengantar

Pengelolaan Data Masyarakat

Entitas Data Masyarakat

Aplikasi Kepengurusan dan Administrasi Penduduk

Perencanaa Pembangunan dan Demokrasi

Entitas Perencanaa Pembangunan dan Demokrasi

Peningkatan Kapasitas Pembangunan

Entitas Kapasitas Infratruktur

Infrastruktur

Surat Kepengurusan

Pengurusan

Perpindahan Domisili

Entitas Domisili

Masuknya Penduduk yang akan menetap

Entitas

Kependudukan

Administrasi

Kependudukan Desa

Peningkatan

Kapasitas Keuangan

Untuk Daerah

Entitas Keuangan Daerah

Pendataan Masyarakat

Pengembangan Budaya dan Pariwisata

Entitas Budaya dan Pariwisata

Aplikasi Pendataan Masyarakat Desa

Pendataan

Peningkatan Kerja

Entitas Kualitas Kerja

Penanggulangan Kemiskinan

Entitas Penanggulangan Kemiskinan

Pengembangan Kesehatan

Entitas Pengembangan Kesehetan

Pemberdayaan Perempuan

Entitas Pemberdayaan Perempuan

Keluarga Berencana

Entitas Keluarga Berencana

Pengembangan Pendidikan

Entitas Pengembangan Pendidikan

Pengembangan

Kualitas Pemuda

Entitas Pengembangan Kualitas Pemuda

Aktifitas Pendukung

Aktifitas

Fungsi Bisnis

Entitas Data

Kandidat Aplikasi

Penyedia Prasarana

Menyediakan Untuk Aktifitas – Aktifitas Pendukung

Entitas Tempat

Aktifitas Pendukung

Aplikasi   Prasarana

Daerah

Menyiapkan Kegiatan – Kegiatan yang Dilakukan Pada Desa

Entitas Kebutuhan

Kegiatan

Inventarisasi

Mengajukan dan Menyimpan Sarana dan Prasarana Desa

Entitas Mengajukan dan Menyimpan Sarana dan Prasarana Desa

Aplikasi Inventaris Daerah

Pengelolaan dan Penggunaan Inventaris Barang

Entitas Pengelolaan dan Penggunaan Inventaris Barang

Pengelolaan Penerimaan Inventaris Barang

Entitas Pengelolaan Penerimaan Inventaris Barang

Pengelolaan

Pelaporan Inventaris Barang

Entitas Pengelolaan Pelaporan Inventaris Barang

Arsip

Proses

Penyelenggaraan Pemerintah Desa

Entitas Proses Penyelenggaraan Pemerintah Desa

Penyiapan Rapat

Penyusunan Agenda Rapat yang Ada Pada Suatu Kegiatan Desa

Entitas Penyusunan Agenda Rapat yang Ada Pada Suatu

Aplikasi    Schedule

Rapat

No

Perangkat Teknologi

Fungsi

1

Komputer

Digunakan Untuk Seluruh Pengerjaan yang ada di Balai Desa Simongagrok, Mojokerto. Dengan Dibekali Spek yang Cukup Untuk Kebutuhan Kantor dengan

Menggunakan Minimal Sistem Operasi Windows 7

2

Laptop

Penunjang Kerja Para Stakeholder atau Pekerjaan yang hanya Dilakukan Diluar Kantor

3

Printer

Mencetak kebutuhan – kebutuhan Hardfile Kantor yang dibutuhkan

4

Jaringan/Wifi

Digunakan untuk Pengiriman Segala Laporan dalam Bentuk Surel

I                         I Kegiatan Desa

  • 7.    Phase D: Technology Architecture

Tahap ini bertujuan mengembangkan teknologi sehingga dapat menerapkan visi arsitektur guna menjawab keinginan stakeholder. Dalam tahap ini diidentifikasi komponen-komponen arsitektur yang akan ada sebagai target arsitektur teknologi Tools yang digunakan pada arsitektur teknologi yaitu Basic Network Diagram

  • 2.2.    Result

  • 1.    Peluang dan Solusi

Fase ini bertujuan untuk menghasilkan arsitektur sistem informasi yang tepat serta sesuai dengan target perancangan dan memperkecil resiko kegagalan saat pengimplementasian dengan melakukan pertimbangan pada biaya, dan pengembangan sumberdaya manusia. Solusi yang diberikan adalah melakukan pengembangan aplikasi dan infrastruktur sesuai perancangan yang dibutuhkan.

  • 2.    Gap Analisis Arsitektur Sistem Informasi

Perlu identifikasi gap analysis terhadap proses bisnis dan kebiakan dalam sistem informasi Balai Desa Simongagrok. Dengan memperbaiki sistem dan kebijakan yang ada diharapkan dapat menjadi solusi adanya sistem informasi yang lebih baik.

pada Fase ini bertujuan untuk menghasilkan arsitektur sistem informasi yang tepat serta sesuai dengan target perancangan dan memperkecil resiko kegagalan saat pengimplementasian dengan melakukan pertimbangan pada biaya, dan pengembangan sumberdaya manusia. Solusi yang diberikan adalah melakukan pengembangan aplikasi dan infrastruktur sesuai perancangan yang dibutuhkan. Gap analysis ada pada Tabel 2.

Tabel 2. Hasil Gap Analysis

No

Arsitektur bisnis dan Kebijakan TISaat Ini

Analisa /

Usulan

Solusi

Target Arsitektur

Bisnis dan KebijakanMasa Depan

1

Dalam menjalankan proses sistem informasi pemerintahan dirasa sumber daya kurang mumpuni untuk menjalankan teknologi.

Melakukan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan SDM yang ada.

Untuk memngoptimalkan segala      proses

teknologi  informasi

yang ada.

2

Saat melakukan kontrol pihak yang berwenang kurang tegas untuk mengambil tindakan.

Membuat kebijakan untuk mendukung segala jenis kontrol yang dilakukan.

Kontrol pada setiap proses yang ada menjadi lebih mudah dan efektif.

3

Tidak adanya kebijakan yang mendukung keputusan untuk melakukan pengoptimalan arsitektur untuk mendukung proses sistem informasi.

Dilakukan perancangan arsitektur teknologi informasi yang dituangkan dalam blueprint.

Tersedia yang blueprint dapat diimplementasikan.

Tahap selanjutnya merupakan perencanaan kedalam paket-paket pekerjaan dalam table 3. yang berisi perubahan arsitektur.

Tabel 3. Paket Pekerjaan

Paket pekerjaan

Goal

Deliverable

Mengembangkan website untuk profil desa dan transparansi

Mmeberikan kemudahan dan perbaikan untuk transparansi data agar dapat lebih baik lagi

Landing Page Website

Merancang penambahan infrastruktur teknologi sistem informasi

Menjadi faktor pendukung berjalannya sistem informasi yang baik

Infrastruktur

Teknologi Informasi

Integrasi data dalam melakukan surat menyurat

Membuat kegiatan urusan pemerintahaan lebih mudah lagi kerena bisa diakses dimana saja kapan saja.

Aplikasi web yang terintegrasi

  • 3.    Perencanaan Migrasi

Berikut adalah rencana migrasi yang dterapkan pada table roadmap untuk mengurutkan prioritas aplikasi yang dibutuhkan oleh Balai Desa Simongagrok.

Tabel 4. Roadmap rencana migrasi

No             Nama Aplikasi                Keterangan         Layanan Aplikasi

1

Aplikasi Kependudukan & Catatan Sipil

Aplikasi Baru

Berbasis Web

2

Aplikasi Surat Menyurat Online Yang Terintegrasi

Aplikasi Baru

Berbasis Web

3

Landing Page Profil Desa

Website Baru

Berbasis Web

4

Aplikasi Kontroling yang terintegrasi

Aplikasi Baru

Berbasis Web

Dari penelitian yang dilakukan dengan menggunakan TOGAF ADM versi 9.2 dapat disimpulkan bahwa :

  • 1.    Dengan menggunakan TOGAF ADM versi 9.2 dapat digali lagi kekurangan dan potensi yang dapat dimanfaatkan untuk pengembangan sistem Balai Desa Simongagrok yang lebih baik lagi.

  • 2.    Menghasilkan roadmap sebagai pedoman penentukan prioritas dalam melakukan migrasi.

  • 3.    Blueprint yang dihasilkan dapat dijadikan dasar untuk melakukan pengembangan arsitektur enterprise dimasa depan

Serta pula saran yang penulis berikan untuk memastikan keberhasilan dalam penerapan ialah sebagai berikut :

  • 1.    Saat proses implementasi dibutuhkan kontroling dan evaluasi secara berkala agar keberhasilan dapat dipastikan serta dapat menghindari kegagalan.

  • 2.    Dalam menjamin keberhasilan penerapan arsitektur enterprise sistem informasi pada Balai Desa Simongagrok dibutuhkan dukungan penuh secara penuh dari semua stakeholder yang ada, baik dari sisi pendanaan, kebijakan, dan hal lain yang dibutuhkan.

  • 3.    Dalam melakukan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan sumberdaya harus memiliki mentor yang mumpuni agar pelatihan tidak sia sia dilakukan.

References

For Journal:

  • [1]    Galang Airlangga Pratama, Khaerul Manaf, SW Pitara “Analisis Arsitektur Enterprise menggunakan TOGAF ADM versi 9.2 pada PT. Industri telekomunikasi indonesia (persero),” Prosiding Seminar Sosial Politik, Bisnis, Akuntansi dan Teknik (SoBAT) ke-3 Bandung, 16-10-2021. ISBN 978-623-921992-5.

  • [2]    Agun Guntara, “Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Enterprise Pada Puskesmas Kecamatan Cimalaka Kabupaten Sumedang”. Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Vol 10 No.2 Nopember (2016).

  • [3]    Wartika dan Iping Supriatna, “Analisis Perbandingan Komponen dan Karakteristik Enterprise Architecture Framework”. Konferensi Nasional Sistem dan Informatika 2011; Bali, November 12, 2011 KNS&I 11-064.

Internet

[1] https://togafsae.wordpress.com/2012/06/14/togaf-adm/