Vol. 8 No. 01 April 2023

e-ISSN: 2502-7573 ∣ p-ISSN: 2502-8960

Open Acces at: https://ojs.unud.ac.id/index.php/ActaComitas

Pengaturan Peran Notaris dan Metode Penyimpanan Minuta Akta Notariil Digital di Era Industri 4.0

Tjokorda Istri Agung Adintya Devi1, Anak Agung Istri Ari Atu Dewi2, I Made Marta Wijaya3

1Fakultas Hukum Universitas Udayana, E-mail: [email protected]

  • 2Fakultas Hukum Universitas Udayana, E-mail: [email protected]

  • 3RAH (The House of Legal Experts), E-mail: [email protected]

    Info Artikel

    Masuk : 7 November 2022

    Diterima : 4 April 2023

    Terbit : 25 April 2023

    Keywords :

    Duties and Responsibilities of a Notary; Electronic

    Transactions; Digitization of Minutes of Deed; Parties Data; Archival Methods


    Kata kunci:

    Tugas dan Tanggung Jawab Notaris; Transaksi Elektronik;

    Digitalisasi Minuta Akta; Data Para Pihak; Metode

    Penyimpanan

    Corresponding Author:

    Tjokorda Istri Agung Adintya Devi, E-mail:

    [email protected]


Abstract

The purposes of this research are to identify and deciphere the Notary’s obligations and responsibilities to maintain the party’s information and data that contained in the Minutes of Deed pursuant to Amandement Notary Position Act and to analyze and elaborate th further method of storing the Minutes of Deed digitally based on the applicable laws. This study is used normative legal research that combined with several approaches namely legal concept analysis and statutory approach, also this study used qualitative analysis techniques through with several steps, namely systematization, description, and explanation. The research finds out that the Notary’s obligations and responsibilities to maintain the party’s information and data that contained in the Minutes of Deed as regulated in Article 16 paragraph (1) letter b and letter f. The method for storing Minutes of Deed digitally in the future is in accordance with the provisions of GR Number 28 of 2012, the ITE Law, and the Amendment Notary Position Act by Notaries to digitize the Minutes of Deed as part of the Notary Protocol is by transferring media as regulated in GR Number 28 of 2012 with stages, namely scanning or scanning of Minutes of Deed, authentication of digital Minutes of Deed, and storage of digital Minutes of Deed in physical storage media or cloud computing.

Abstrak

Tujuan studi ini adalah untuk mengetahui dan menganalisa tugas dan tangung jawab Notaris dalam menjaga data para pihak yang tertuang di dalam Minuta Akta menurut UU Jabatan Notaris Perubahan serta untuk menganalisa dan mengelaborasi metode penyimpanan Minuta Akta secara digital kedepannya yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian hukum normatif dengan ditunjang oleh pendekatan analisa konsep hukum dan pendekatan perundang-undangan serta menggunakan teknik analisis kualitatif melalui penerapan beberapa langkah yaitu sistematisasi, deskripsi, dan eksplanasi. Hasil studi menunjukkan

DOI :

10.24843/AC.2023.v08.i01.p8


tugas dan tanggung jawab Notaris dalam menjaga data para pihak dalam Minuta Akta menurut UU Jabatan Notaris Perubahan sebagaimana diatur pada Pasal 16 ayat (1) huruf b dan huruf f UU Jabatan Notaris Perubahan. Metode penyimpanan Minuta Akta secara digital kedepannya yang sesuai dengan ketentuan PP Nomor 28 Tahun 2012, UU ITE, dan UU Jabatan Notaris Perubahan bahwa metode yang dapat dilakukan oleh Notaris untuk melakukan digitalisasi Minuta Akta sebagai bagian dari Protokol Notaris yaitu dengan melakukan pengalihan media sebagaimana yang diatur dalama PP Nomor 28 Tahun 2012 dengan tahapan yaitu pemindaian atau scanning Minuta Akta, autentikasi Minuta Akta digital, dan penyimpanan Minuta Akta digital di dalam media penyimpanan fisik atau cloud computing.

  • I.    Pendahuluan

Melalui pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi selalu berkembang dengan dinamis diharapkan dapat meningkatkan kualitas hidup manusia agar lebih sejahtera. Terkhusus pada manfaat yang diberikan dari beragam bentuk pembaharuan aspek kehidupan salah satunya menjadikan interaksi sosial yang dekat dan jauh menjadi lebih mudah karena tidak adanya batas atau borderless karena berkembangnya teknologi dan informasi.1 Ini yang kemudian menyebabkan terjadinya perubahan kehidupan sosial masyarakat baik dari aspek budaya, ekonomi maupun pola hidup yang cukup signifikan dan berlangsung dalam rentang waktu yang singkat. Hal mana, perubahan tersebut pun memberikan implikasi pada perkembangan hukum di masyarakat yang harus mengadakan penyesuaian pada bidang hukum yang berkaitan dengan hal tersebut. Salah satunya perkembangan hukum yang harus sesegera mungkin disesuaikan dengan perkembangannya di masyarakat yang sangat dinamis berkaitan dengan berkembanganya teknologi dan informasi yang semakin dinamis.

Salah satu aturan yang perlu disesuaikan dengan perkembangan yang sangat cepat yaitu peraturan terkait dengan transaksi elektronik baik untuk kegiatan jual beli secara online, pinjaman elektronik, mengadakan kontrak secara elektronik, surat-menyurat elektronik, perdagangan elektronik dan lain sebagainya. Transaksi jual beli yang dulunya mengharuskan penjual dan pembeli bertemu langsung untuk mengadakan transaksi, kini dapat dilakukan dilokasi masing-masing hanya dengan menggunakan gadget atau smartphone yang ada digenggaman tangan. Transaksi jual beli kini dilakukan melalui dunia maya (cyber space) dengan cara transaksi online atau ecommerce didukung fasilitas internet.2 Pemanfaatan cyber space dalam transaksi jual beli pun berpengaruh pada terjadi perubahan media yang digunakan, yang mana dulunya

menggunakan kertas (paper based), kini menggunakan media elektronik atau digital (paperless based).3

Implikasi terhadap perkembangan teknologi juga menutut berbagai profesi melakukan penyesuaian termasuk profesi Notaris. Notaris merupakan salah satu jabatan profesi dengan kewajiban untuk menyimpan dokumen klien sebagai bagian protokol Notaris termasuk Minuta Akta. Minuta Akta adalah asli dari akta Notaris yang berisi tanda tangan para penghadap, saksi-saksi, dan Notaris, yang kemudian disimpan oleh Notaris sebagai bagian dari Protokol.4 Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (untuk selanjutnya disebut UU Jabatan Notaris Perubahan) mendefinisikan bahwa “Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yanv harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan”, kemudian pada Pasal 16 ayat (1) huruf b UU Jabatan Notaris Perubahan menegaskan “membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris”. Lebih lanjut, diatur pada Pasal 16 ayat (1) huruf f UU Jabatan Notaris Perubahan bahwa “Notaris dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, wajib merahasiakan segala hal yang memiliki kaitan dengan akta yang dibuat oleh Notaris yang bersangkutan dan segala informasi yang diperoleh sehingga akta tersebut sesuai dengan sumpah jabatan Notaris, kecuali undang-undang mengatur lain.”

Permasalahan yang saat ini masih terjadi adalah metode yang digunakan untuk menyimpan Akta dapat dikatakan masih sangat konvensional atau terkesan kurang mengikuti perkembangan teknologi, sehingga risiko penyimpanan konvensional cukup tinggi karena ancaman musibah ataupun bencana alam.5 Untuk itulah diperlukan kesadaran masing-masing Notaris untuk mulai mengembangkan media non-konvensional seperti perangkat fisik atau software yang dapat digunakan untuk menyimpan Minuta Akta. Media tersebut agar diatur sedemikian rupa agar dapat diawasi serta dikelola oleh Ikatan Notaris Indonesia serta dapat diawasi oleh Pemerintah dengan mengatur sistem keamanan data yang paripurna untuk menghindari terjadinya tindakan tidak bertanggung jawab.6 Salah satunya dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang telah mengenalkan digitalisasi penyimpanan data atau dokumen dalam bentuk elektronik berupa software atau aplikasi seperti, Cloud, Google Drive, dan media penyimpanan lainnya.7 Apabila Notaris menerapkan digitalisasi akta, maka Notaris akan menyimpan data-data personal klien di dalam komputer Notaris ataupun pegawai Notaris, seperti identitas sesuai Kartu

Tanda Penduduk, perbuatan hukum yang dilakukan klien dan tanda tangan digital klien wajib untuk dijaga dengan prinsip kehati-hatian.8

Prinsip kehati-hatian sangat diperlukan oleh Notaris dalam menyimpan Minuta Akta, yang mana penyimpanan ini dilakukan sampai Notaris dinyatakan pensiun dan dalam tataran implementatif mengandung asas transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan kewajaran.9 Kenyataannya cukup sering dijumpai permasalahan Minuta Akta tercecer disebabkan banyak hal salah satunya adalah metode penyimpanan yang tidak terorganisasi dengan baik dan dalam hal terjadi masalah tersebut ketentuan di dalam UU Jabatan Notaris Perubahan belum mengaturnya. Sanksi yang baru diatur dalam UU Jabatan Notaris Perubahan mengenai kegagalan Notaris menyimpanan dokumen klien dan kerahasiaannya sebagaimana diatur pada Pasal 75 UU Jabatan Notaris Perubahan. Sanksi tersebut belum memberikan rasa keadilan bagi para pihak karena tidak mewajibkannya. Notaris untuk melakukan rekonstruksi atau pengembalian Minuta Akta tersebut. Hal inilah yang semakin menegaskan bahwa perlunya metode penyimpanan Minuta Akta secara digital khususnya bagi transaksi konvensional maupun elektronik sebagai bentuk akomodasi perkembangan teknologi pada profesi Notaris untuk dapat menanggulangi permasalahan kerusakan atau kehilangan Minuta Akta yang tidak dapat direkonstruksi kembali.

Adapun rumusan permasalahan yang dapat dirumuskan merujuk pada uraian tersebut yakni (1) Apa saja tugas dan tanggung jawab Notaris dalam menjaga data para pihak dalam Minuta Akta menurut UU Jabatan Notaris Perubahan? Serta (2) Bagaimana metode penyimpanan Minuta Akta secara digital kedepannya yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku? Tujuan yang diharapkan tercapai dalam studi ini yaitu dapat mengetahui dan teranalisa tugas serta tangung jawab Notaris perihal menjaga data para pihak yang tertuang di dalam Minuta Akta menurut UU Jabatan Notaris Perubahan serta untuk menganalisa dan mengelaborasi metode penyimpanan Minuta Akta secara digital kedepannya yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebelum melakukan penelitian ini, telah dirujuk beberapa penelitian sebelumnya yang meneliti pokok permasalahan yang serupa, namun memiliki beberapa perbedaan. Adapun penelitian tersebut yaitu pertama penelitian yang berjudul “Tanggung Jawab Notaris Dalam Menjaga Keamanan Digitalisasi Akta Artikel terbit pada Jurnal Acta Comitas Vol. 06 No. 01 tahun 2021 yang membahas mengenai batas-batas dan peran Notaris dalam penerapan cyber notary terutama dalam menjaga keamanan data para pihak pasca diundangkannya Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik serta bentuk pertanggungjawaban Notaris berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berkaitan.”10 Serta pada penelitian dengan judul “Aspek Legalitas Penyimpanan Minuta Akta Notaris Secara Elektronik terbit pada Jurnal Civic Hukum Vol. 5 No. 2 tahun 2020 yang membahas

mengenai makna keautentikan dari segi hukum perdata Belanda dan Indonesia, aspek legalitas serta mekanisme penyimpanan Minuta Akta secara elektronik di Indonesia, dan kekuatan pembuktian Minuta Akta elektronik di muka pengadilan.”11 Berdasarkan dua rujukan tersebut terdapat perbedaan dalam penelitian ini yang lebih memfokuskan pada aspek tugas dan tangung jawab Notaris dalam menjaga informasi dan data pihak-pihak yang melakukan perikatan elektronik yang tertuang di Minuta Akta menurut UU Jabatan Notaris Perubahan dengan mengelaborasikan metode-metode penyimpanan Minuta Akta secara digital kedepannya yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

  • 2.    Metode Penelitian

Penelitian hukum normatif merupakan jenis penelitian hukum yang digunakan pada studi ini, hal mana penelitian hukum normatif merupakan penelitian yang meneliti suatu norma, asas dan/atau doktrin hukum.12 Khususnya pada penelitian ini akan meneliti ketentuan yang mengatur kewenangan dan kewajiban Notaris perihal kewajiban menyimpan dan merahasiakan data-data yang tertuang di dalam Minuta Akta menurut UU Jabatan Notaris Perubahan serta mengelaborasikan metode-metode penyimpanan Minuta Akta secara digital kedepannya. Jenis penelitian hukum normatif pada penelitian ini ditunjang oleh dua jenis pendekatan penelitian hukum yaitu perundang-undangan dan analisa konsep hukum untuk menganalisa isu yang dikaji. Sumber bahan hukum yang digunakan pada penelitian ini yaitu bahan hukum primer yaitu UU Jabatan Notaris Perubahan, UU ITE Perubahan, UU Kearsipan, dan PP Nomor 28 Tahun 2012 serta digunakan bahan hukum sekunder berupa literatur buku dan jurnal yang terkait dengan permasalahan pada penelitian ini. Teknik penelusuran bahan hukum pada penelitian ini menggunakan teknik studi dokumen, serta digunakan juga teknik analisis kualitatif melalui penerapan beberapa langkah yaitu sistematisasi, deskripsi, dan eksplanasi sebagai metode analisis bahan hukum primer dan sekunder yang telah terkumpulkan.13

  • 3.    Hasil Dan Pembahasan

    • 3.1.    Tugas dan Tanggung Jawab Notaris Untuk Menjaga Minuta Akta dan Seluruh Datanya Menurut UU Jabatan Notaris Perubahan

Menjaga data para pihak yang tertuang di Minuta Akta merupakan salah satu kewajiban yang esensial dari seorang pejabat Notaris. Notaris merupakan jabatan yang diberikan kepada orang yang telah lulus dan berhak menyandang jabatan tersebut. Merujuk pada Pasal 1 angka 1 UU Jabatan Notaris Perubahan, “Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan

lainnya sebagaimana dimaksud dalam undang-undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya.” Merujuk pada ketentuan itu, menegaskan jika salah satu fungsi Notaris yaitu menyelaraskan dan menegaskan adanya perikatan tertentu yang diadakan para pihak, dalam bentuk tertulis dengan bentuk tertentu dan disebut sebagai suatu akta autentik.14 Akta autentik inilah yang kemudian memuat data-data para pihak yang bersifat rahasia15 maupun dapat diungkapkan ke publik yang senantiasa wajib dijaga oleh Notaris dan tidak boleh di distribusikan tanpa persetujuan dari para pihak tersebut.

Notaris sebagai pejabat yang diberikan kewenangan secara atributif oleh Undang-Undang salah satunya untuk membuat dokumen yang memiliki kekuatan hukum yang kuat dalam suatu proses hukum sesuai dengan hak dan kewenangan.16 Kewenangan Notaris terbagi atas tiga jenis sebagaimana yang diatur pada Pasal 15 dari ayat (1) sampai dengan ayat (3) UU Jabatan Notaris Perubahan dan selengkapnya dijelaskan sebagai berikut ini.

Pasal 15 ayat (1) UU Jabatan Notaris Perubahan mengatur bahwa “Notaris berwenang untuk membuat akta secara umum, yang dimaksud akta secara umum adalah akta-akta yang dibuat berdasarkan batasan-batasan yang telah ditetapkan.” Adapun batasan-batasan tersebut yaitu “(1) Kewenangan tersebut tidak dikecualikan kepada pejabat lain yang telah ditetapkan oleh undang-undang; (2) Dalam hal menyangkut akta yang harus dibuat oleh Notaris adalah akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian dan ketetapan yang diharuskan oleh aturan hukum untuk dibuat atau dikehendaki oleh yang bersangkutan; dan/atau (3) Dalam hal mengenai kepentingan subjek hukumnya, maka harus jelas untuk kepentingan siapa suatu akta tersebut dibuat.”17

Pasal 15 ayat (2) UU Jabatan Notaris Perubahan bahwa:

“Selain kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Notaris berwenang pula:

  • a.    mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;

  • b.    membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus; c. membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan; d. melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya;

  • e.    memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan Akta;

  • f.    membuat Akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau

  • g.    membuat Akta risalah lelang.”

Kewenangan khusus Notaris lainnya juga diatur pada Pasal Pasal 51 ayat (4) UU Jabatan Notaris Perubahan dengan kewenangan khusus tersebut yaitu “Notaris berwenang untuk membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada Minuta Akta yang telah ditandatangani yang dilakukan di hadapan penghadap, saksi, dan Notaris yang dituangkan dalam berita acara dan memberikan catatan tentang hal tersebut pada Minuta Akta asli dengan menyebutkan tanggal dan nomor Akta berita acara pembetulan.”

Menurut Habib Adjie, “Notaris dimungkinkan untuk memiliki kewenangan yang akan ditentukan kemudian, menurut Pasal 15 ayat 3 UU Jabatan Notaris Perubahan mengatur bahwa kewenangan yang akan ditentukan kemudian adalah wewenang Notaris yang berdasarkan aturan hukum lain yang akan datang kemudian (ius constituendum).”18 Berdasarkan pengertian tersebut, yang dimaksud dengan wewenang ini adalah wewenang ini terjadi ketika dibuatnya sebuah peraturan perundang-undangan yang lain.19 Pelaksanaan wewenang sebagai Notaris juga diikuti dengan tugas yang wajib dipenuhi telah diatur dalam Pasal 16 ayat (1) UU Jabatan Notaris Perubahan yaitu sebagai berikut ini.

“Dalam menjalankan jabatannya, Notaris wajib:

  • a.    bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;

  • b.    membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris;

  • c.    melekatkan surat dan dokumen serta sidik jari penghadap pada Minuta Akta;

  • d.    mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta berdasarkan Minuta Akta;

  • e.    memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang ini, kecuali ada alasan untuk menolaknya;

  • f.    merahasiakan segala sesuatu mengenai Akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan Akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain;

  • g.    menjilid Akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima puluh) Akta, dan jika jumlah Akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, Akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah Minuta Akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;

  • h.    membuat daftar dari Akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga;

  • i.    membuat daftar Akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan Akta setiap bulan;

  • j.    mengirimkan daftar Akta sebagaimana dimaksud dalam huruf i atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke pusat daftar wasiat pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;

  • k.    mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan;

  • l.    mempunyai cap atau stempel yang memuat lambang negara Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;

  • m.    membacakan Akta di hadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi, atau 4 (empat) orang saksi khusus untuk pembuatan Akta wasiat di bawah tangan, dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan Notaris; dan

  • n.    menerima magang calon Notaris.”

Pasal 16 ayat (3) angka 11 UU Jabatan Notaris Perubahan mengatur “dalam hal Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a sampai dengan huruf l dapat dikenai sanksi berupa peringatan tertulis; pemberhentian sementara; pemberhentian dengan hormat; atau pemberhentian dengan tidak hormat.”20 Khusus perihal ketentuan pada Pasal 16 ayat (1) huruf b dan huruf f UU Jabatan Notaris yaitu, “Notaris wajib membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris dan Notaris juga wajib merahasiakan segala sesuatu mengenai Akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan Akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain.” Dapat dimaknai bahwa Notaris wajib menyimpan, merahasian, dan menjaga setiap Minuta Akta yang dikeluarkannya untuk kepentingan pihak-pihak yang mengadakannya beserta dengan segala informasi dan data-data yang termuat di dalamnya sebagai bagian dari Protokol Notaris, kecuali peraturan perundang-undangan memerintahkan untuk membuka data dalam suatu Minuta Akta untuk kepentingan yang diperintahkan oleh undang-undang, salah satunya untuk kepentingan penegakan hukum. Selain dari pengecualian tersebut, semua data para pihak yang dimuat dalam Minuta Akta wajib dijaga kerahasiaannya sebagai bentuk tanggung jawab Notaris.

Mengenai tanggung jawab Notaris tersebut di atas, terdapat dua teori yang menjadi rujukan dalam pemenuhan tanggung jawab maupun sanksi yang mungkin muncul bilamana tidak dipenuhi tugasnya.21 Menurut Elisa Safira dan Abdul Salam, “teori yang menjadi rujukan dalam pemenuhan tanggung jawab maupun sanksi pertama yakni teori fautes de service, yaitu teori yang menyatakan bahwa kerugian terhadap pihak ketiga dibebankan kepada instansi dari pejabat yang bersangkutan dan kerugian yang timbul itu disesuaikan pula apakah kesalahan yang dilakukan itu merupakan

kesalahan berat atau kesalahan ringan, dimana berat ringannya suatu kesalahan berimplikasi pada tanggung jawab yang harus ditanggung.”22 Lebih lanjut, Elina Dyah Yulianti menjelaskan “teori kedua yakni teori fautes personelles, yaitu teori yang menyatakan bahwa kerugian terhadap pihak ketiga dibebankan kepada pejabat yang dikarenakan tindakan itu telah menimbulkan kerugian dan beban tanggung jawab ditunjukkan pada manusia selaku pribadi.”23

Menurut Yogi Triana Putra, “tidak adanya kejelasan mengenai batasan tanggung jawab Notaris mengakibatkan risiko pekerjaan Notaris itu menjadi lebih berat, jika tersangkut masalah pidana Ia akan dibayang-bayangi sanksi pidana sampai mati, sedangkan untuk tanggungjawab yang sifatnya perdata, para ahli waris si Notaris bisa terbawa bertanggungjawab dengan catatan masa tuntutan tersebut tidak melewati batas daluwarsa dalam suatu hukum perdata dan selama tuntutan tersebut memperoleh kekuatan hukum tetap maka kewajiban menganti kerugian pihak sebagai penghadap dalam membuat akta Notaris dapat dialihkan kepada ahli warisnya.”24

Berdasarkan penjelasan teori dan pendapat ahli hukum, dapat dikatakan bahwa Notaris memiliki tanggung jawab yang cukup berat dalam pelaksanaan kewenangan dan kewajiban-kewajiban salah satunya untuk menyimpan dan menjaga kerahasiaan Minuta Akta beserta seluruh data di dalamnya sebagai bentuk pelaksanaan Protokol Notaris yang telah diatur dalam Pasal 16 ayat (1) huruf b dan huruf f UU Jabatan Notaris Perubahan. Ketika terjadi kegagalan Notaris melaksanakan tugas tersebut, maka Notaris dibebankan tanggung jawab untuk menganti kerugian dan bertanggung jawab atas kelalaian tersebut kepada para pihak, baik dalam bentuk kerugian materiil maupun immateriil yang dibebankan kepada Notaris baik dalam kapasitasnya sebagai pejabat umum ataupun sebagai orang pribadi. Adanya tanggung jawab yang dibebankan kepada Notaris tersebut, mewajibkan setiap Notaris untuk mengupayakan segala daya upaya untuk menyimpan dan menjaga Minuta Akta dengan sebaik-baiknya agar tidak rusak, hilang, dan data-data di dalamnya tidak bocor atau tetap terjaga kerahasiaanya dari pihak yang tidak bertanggung jawab.

  • 3.2.    Metode-Metode Penyimpanan Minuta Akta Secara Digital yang Dapat Diterapkan Kedepannya

Minuta Akta wajib disimpan oleh Notaris sebagai bagian dari Protokol Notaris, sehingga setiap Notaris wajib mengupayakan metode-metode terbaik untuk melaksanakan kewajiban tersebut, demi terjaganya Minuta Akta para pihak maupun data-data yang termuat di dalamnya. Permasalahannya selama ini mengenai metode penyimpanan Minuta Akta dilakukan sebagian besar secara konvensional (dokumen kertas), dan telah menjadi bentuk kebiasaan bagi setiap Notaris di Indonesia disimpan

di dalam kantornya.25 Metode penyimpanan Minuta Akta yang masih konvensional memang tidak diatur secara khusus dalam UU Jabatan Notaris Perubahan menjadi alasan mengapa metode penyimpanan Minuta Akta belum mengakomodasi perkembangan teknologi. Pilihan penyimpanan Minuta Akta secara digital yang dapat diterapkan kedepannya masih sulit diterapkan.26

Peralihan dari penyimpanan Minuta Akta secara konvensional (dokumen kertas) ke dokumen elektronik, tentunya Notaris memiliki keharusan untuk meningkatkan kecakapan dan pengetahuannya untuk dapat mengoperasikan berbagai bentuk media atau aplikasi media elektronik berbasis internet yang dapat menjadi media bagi Notaris menyimpan Minuta Aktanya.27 Adapun beberapa metode untuk melakukan digitalisasi Minuta Akta dalam kaitannya dengan Protokol Notaris yaitu dengan melakukan pengalihan media sebagaimana yang diatur dalam aturan Kearsipan yaitu PP Nomor 28 Tahun 2012. Bahwa PP Nomor 28 Tahun 2012 mengatur bahwa “alih media arsip dapat dilakukan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.”

Notaris dapat melakukan pengalihan media suatu arsip dengan mempertimbangan aspek keadaan dan data yang terkandung dalam arsip itu. Arsip tersebut wajib dijaga dan dikelola tujuan penegakan hukum bilamana diperlukan. Proses transfer media dapat dilakukan dari berbagai jenis dokumen ke format digital dengan melakukan pemindaian. Itu merupakan salah satu metode untuk menyimpan Minuta Akta yang dapat dilakukan oleh Notaris sebagai penyimpanan Minuta Akta yang aman. Digitalisasi terhadap Minuta Akta salah satunya pada dokumen warkah dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut ini yaitu dimulai dari pengambilan Minuta Akta atau warkah untuk dicek substansinya dan dilanjutkan dengan pemindaian. Hasil pindai itu tersebut dapat disimpan pada media penyimpanan baik dalam bentuk fisik atupun cloud computing yang memiliki kapasitas yang memadai dan terjamin keamanan data yang tersimpan di dalamnnya dari upaya peretasan maupun gangguan teknis lainnya.28

Pasca proses alih media Minuta Akta telah selesai dilakukan, Notaris wajib melakukan autentikasi dan proses ini merupakan tahapan yang penting dilakukan sesuai dengan ketentuan Pasal 49 ayat (6) PP Nomor 28 Tahun 2012 yang mengatur bahwa “pelaksanaan alih media arsip dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.” Pasca autentikasi dilakukan, Minuta Akta yang tersimpan dalam database sarver wajib diproteksi dengan keamanan siber yang memadai untuk mencegah terjadinya peretasan terhadap Minuta Akta yang dapat membocorkan data-data para pihak. Adanya dokumen elektronik yang dihasilkan

melalui proses tersebut dapat dibuka saat diperlukan dan dibuatkan salinannya untuk selanjutnya digunakan mewakili protokol Notaris yang rusak atau hilang.29

Minuta Akta yang disimpan dengan metode digital merupakan bentuk alih teknologi yang tepat dan memang sudah harus dilakukan untuk mengefisiensikan kinerja Notaris. Meskipun di dalam UU Jabatan Notaris Perubahan tidak diatur secara khusus mengenai metode penyimpanan Minuta Akta secara digital, namun Notaris telah diberikan ruang untuk melakukan hal tersebut oleh Negara dalam pelaksanaannya tugas dan kewenangan tersebut. Menurut Kartika, “Notaris untuk menyimpan Minuta Akta secara digital melalui Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 (“UU ITE”), meskipun demikian pendigitalisasian Minuta Akta Notaris tidak boleh bertentangan dengan prinsip dasar sahnya suatu akta autentik.”30 Selain PP Nomor 28 Tahun 2012 dan UU ITE, juga terdapat rujukan peraturan lain yang dapat menjadi dasar hukum untuk melegalkan menyimpan dokumen secara digital atau elektronik termasuk Minuta Akta yakni di dalam UU Administrasi Pemerintahan, UU Pelayanan Publik, dan UU KIP.31

Terlepas dari adanya rujukan dasar hukum untuk melegalisasi digitalisasi penyimpanan Minuta Akta, hendaknya diperhatikan beberapa hal berikut yang dapat menunjang pelaksanaan penyimpanan Minuta Akta secara digital yaitu:

  • 1.    Menyimpan Minuta Akta secara Digital dalam Bentuk Dokumen Elektronik

Minuta Akta termasuk ke dalam kategori dokumen penting dan rahasia, sehingga wajib dilakukan Notaris sebagai Protokol Notaris. Minuta Akta yang akan disimpan secara digital sebagaimana penjelasan sebelumnya wajib dialihkan menjadi dokumen elektronik dari yang sebelumnya dalam bentuk dokumen cetak akan menjadi tantangan baru bagi Notaris. Menurut Darmawan Grace, “Notaris dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya untuk menyimpan Minuta Akta wajib memperhatikan kelebihan dan kekurangan digitalisasi Minuta Akta dalam proses penyimpanannya dalam tataran praktisnya.”32

  • 2.    Aspek Legal Certainty pada Digitalisasi Minuta Akta.

Notaris dalam melaksanakan kewenangannya, Notaris memikul kewajiban menyimpan dokumen asli Akta tersebut dalam bentuk Minuta Akta yang selanjutnya Salinan tersebut wajib diserahkan kepada para pihak atau kuasanya atau pihak yang berkapasitas. Hal ini diatur pada Pasal 15 ayat (1) UU Jabatan Notaris Perubahan “Notaris berwenang membuat Akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatalan dalam Akta autentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan Akta, menyimpan Akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan Akta, semuanya itu sepanjang pembuatan Akta itu tidak juga

ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain oleh undang-undang.”33

  • 3.    Kekuatan Pembuktian Minuta Akta Elektronik.

Telah menjadi perdebatan diantara kalangan Notaris mengenai Minuta Akta yang dapat dilakukan digitalisasi dengan mengubah bentuk Minuta Akta cetak menajdi dokumen elektronik. Perdebatan terjadi terutama pada aspek pembuktian Minuta Akta ketika menjadi salah satu alat bukti di pengadilan karena selama ini, Akta Notariil (kovensional) memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna,34 namun apakah hal tersebut juga berlaku ketika Minuta Akta dialihmediakan menjadi dokumen elektronik? Merujuk pada Pasal 6 UU ITE bahwa “Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.” Untuk itu boleh dikatakan jika keamanan dalam penyimpanan Minuta Akta dapat dijamin dan terlindungi.

  • 4.    Kesimpulan

Notaris memiliki tanggung jawab yang cukup berat dalam pelaksanaan kewenangan dan kewajiban-kewajiban salah satunya untuk menyimpan dan menjaga kerahasiaan Minuta Akta yang dibuatnya untuk kepentingan para pihak beserta dengan segala informasi dan data-data yang termuat di dalamnya sebagaimana diatur pada Pasal 16 ayat (1) huruf b dan huruf f UU Jabatan Notaris Perubahan. Untuk itu, adapun metode yang dapat digunakan untuk menyimpan Minuta Akta secara digital kedepannya yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku berdasarkan pada ketentuan PP Nomor 28 Tahun 2012, UU ITE, dan UU Jabatan Notaris Perubahan bahwa metode untuk melakukan digitalisasi Minuta Akta sebagai bagian dari Protokol Notaris yaitu dengan melakukan pengalihan media sebagaimana yang diatur dalama PP Nomor 28 Tahun 2012 dengan tahapan yaitu pemindaian atau scanning Minuta Akta, autentikasi Minuta Akta digital, dan penyimpanan Minuta Akta digital di dalam media penyimpanan fisik atau cloud computing. Selain itu, penyimpanan Minuta Akta secara digital juga harus memperhatikan hal-hal yang dapat menunjang pelaksanaannya yaitu menyimpan Minuta Akta secara digital dalam bentuk dokumen elektronik, kepastian hukum dalam digitalisasi protokol notaris kedalam bentuk elektronik, dan pembuktian Minuta Akta dalam bentuk elektronik.

Daftar Referensi

Buku

Adjie, Habib, (2015). Penafsiran Tematik Hukum Notaris Indonesia Berdasarkan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris. Jakarta: Refika Aditama.

Anand, Ghansham, (2018). Karakteristik Jabatan Notaris di Indonesia. Jakarta: Prenada Media.

Djulaeka, & Devi Rahayu, (2020). Buku Ajar: Metode Penelitian Hukum. Surabaya: Scopindo Media Pustaka.

Qamar, N., & Rezah, F. S. (2020). Metode Penelitian Hukum: Doktrinal dan Non-Doktrinal. Makassar: CV. Social Politic Genius (SIGn).

Tesis/Disertasi

Girsang, Ruth Tria Enjelina. (2018). Perlindungan Dan Kepastian Hukum Terhadap Anak Angkat Yang Proses Pengangkatannya Melalui Akta Notaris Di Luar Sistem Pengangkatan Anak Angkat/Adopsi Yang Aktanya Wajib Dibuat Dengan Akta Notaris (Stb. 1917 No 129). Universitas Brawijaya.

Jurnal

Alfiana, R. (2022). Notaris Dan Digitalisasi Di Masa Pandemi Covid 19. Nusantara: Jurnal     Ilmu     Pengetahuan     Sosial,     9(2):     423-432,     DOI:

http://dx.doi.org/10.31604/jips.v9i1.2022.423-432.

Arya, P., Putrijanti, A., & Prasetyo, M. H. Sinkronisasi Pasal 1868 KUH Perdata Dalam Menunjang Terselenggaranya Konsep Cyber Notary di Indonesia. Notarius, 14(2), 607-624. DOI: https://doi.org/10.14710/nts.v14i2.43791.

Aulina, S. D. (2022). Analisis Yuridis Terhadap Akta Notaris Dalam Bentuk In Originali. Iuris Studia:  Jurnal Kajian  Hukum,  3(2):   62-81. DOI:

https://doi.org/10.55357/is.v3i2.214.

Cindarputera, R.,  & Putra,  M. F.  M. (2022). Kewenangan Notaris Dalam

Persoalanpenyuluhan Hukum Dan Mediasi. JISIP (Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan),               6(3):               10188-10196.               DOI:

http://dx.doi.org/10.36312/jisip.v6i3.3371.

Imtiyaz, L., Santoso, B., & Prabandari, A. P. (2020). Reaktualisasi Undang-Undang Jabatan Notaris Terkait Digitalisasi Minuta Akta Oleh Notaris. Notarius, 13(1), 97-110. doi: https://doi.org/10.14710/nts.v13i1.29166.

Karuniawan, H. A., & Budhivaya, I. A. (2018). Keabsahan Pemberian Barcode Pada Minuta Akta Dan Salinan Akta Notaris. Jurnal Komunikasi Hukum (JKH), 4(2): 102-113. DOI: https://doi.org/10.23887/jkh.v4i2.15461.

Mahadewi, I., Laksmi, G. A. I., & Purwanto, I. W. N. (2021). Tanggung Jawab Notaris Pengganti yang Melakukan Perbuatan Melawan Hukum dalam Pembuatan Akta Autentik. Acta Comitas Jurnal Hukum Kenotariatan Universitas Udayana, 6(2):450-460. DOI: https://doi.org/10.24843/AC.2021.v06.i02.p18.

Maylani, C., Khasanah, R. N., Zuhri, M. F., & Kustiningsih, N. (2022). OPTIMALISASI PENGGUNAAN MARKETPLACE DAN DIGITAL PAYMENT SEBAGAI

SOLUSI PEMBELIAN PADA UMKM TRUVEIL. ID. Accounting and Management          Journal,          6(1):          54-59.DOI:

https://doi.org/10.33086/amj.v6i1.2601.

Nisa, N. Z. (2020). Aspek Legalitas Penyimpanan Minuta Akta Notaris Secara Elektronik.    Jurnal    Civic    Hukum,    5(2),    205-219.DOI:

https://doi.org/10.22219/jch.v5i2.13909.

Pangesti, S., Darmawan, G. I., & Limantara, C. P. (2020). The Regulatory Concept of Cyber    Notary    in Indonesia.    Rechtsidee,    7:    6-18.DOI:

https://doi.org/10.21070/jihr.2020.7.701.

Putra, I. K. Y. T. (2021). Perlindungan Hukum Notaris Terkait Hilang dan Rusaknya Minuta Akta Akibat Keadaan Memaksa. DE LEGA LATA: Jurnal Ilmu Hukum, 6(2): 281-295. DOI: http://dx.doi.org/10.30596%2Fdll.v6i2.5074.

Safira, E., & Salam, A. (2022). PERTANGGUNGJAWABAN NOTARIS TERHADAP PEMBATALAN AKTA PERJANJIAN PERKAWINAN BERDASARKAN UNDANG-UNDANG NOMOR 1 TAHUN 1974 TENTANG PERKAWINAN. Pro Patria: Jurnal Pendidikan, Kewarganegaraan, Hukum, Sosial, dan Politik, 5(2): 142-157. DOI: https://doi.org/10.47080/propatria.v5i2.2155.

Rifaldi, A., & Adjie, H. (2022). Minuta Akta Notaris Dalam Bentuk Elektronik. Jurnal HUKUM BISNIS, 6(1), 716-725.

Rodli, A. (2021). Rekonstruksi Pengaturan Hukum Transaksi Elektronik Di Indonesia. Lex           Renaissance,           6(2):           280-297.           DOI:

https://doi.org/10.20885/JLR.vol6.iss2.art5.

Runisari, A., & Tanaya, P. E. (2022). Hak Ingkar Notaris Pengganti Atas Akta Otentik Yang Dibuatnya. Acta Comitas: Jurnal Hukum Kenotariatan, 7(01): 81-93. DOI : https://doi.org/10.24843/AC.2022.v07.i01.p06.

Theixar, R. N., & Dharmawan, N. K. S. (2021). Tanggung Jawab Notaris Dalam Menjaga Keamanan Digitalisasi Akta. Acta Comitas: Jurnal Hukum Kenotariatan, 6(01), 1-15. DOI: 10.24843/AC.2021.v06.i01.p01.

Peraturan Perundang – Undangan

Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 117, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4432)

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran negara Republik Indonesia Nomor 5071)

Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 3, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5491)

Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952)

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286)

108