RANCANG BANGUN SISTEM TRACER MEDICAL RECORD PASIEN RAWAT JALAN BERBASIS WEB DI RUMAH SAKIT UMUM PRIMA MEDIKA DENPASAR

Arc. Com. Health • desember 2023

p-ISSN 2302-139X e-ISSN 2527-3620                                                      Vol. 10 No. 3 : 390 - 397

RANCANG BANGUN SISTEM TRACER MEDICAL RECORD PASIEN RAWAT JALAN BERBASIS WEB DI RUMAH SAKIT UMUM PRIMA MEDIKA DENPASAR

Made Landiana, Bambang Hadi Kartiko,I Wayan Widi Karsana

Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan, Sains dan Teknologi

Universitas Dhyana Pura

Jl. Raya Padang Luwih, Dalung, Kuta Utara, Dalung, Kec. Kuta Utara, Kabupaten Badung, Bali 80351

ABSTRACT

The application of the Web-based Outpatient Tracer Medical Record system at Prima Medika General Hospital Denpasar aims to help track medical records that come out of storage and help reduce the occurrence of missfiles. At present the use of Medical Record tracers still uses a manual system, tracers that are used as markers or as medical record trackers that are removed from storage racks still use cardboard paper so that they are easily damaged, besides that the writing of the name of the borrower's medical record is still written manually, causing the writing of the borrower's name it is not clearly visible and outpatient medical record storage is not provided with an expedition book to write the name of the medical record borrower. This study uses the system development life cycle (SDLC) design method with the stages of planning, analysis, design, implementation. Meets the usability standard, namely 77.33% can be classified as “Appropriate” and this study succeeded in creating a web-based Tracer Medical Record design at Prima Medika General Hospital Denpasar with service features Borrowing Medical Records, Distribution of Medical Records, and Return of Medical Records. can help Medical Record officers to facilitate borrowing outpatient Medical Records in a computerized system.

Keywords: Tracer Medical Record, Loans, Distribution, Returns, RSU Prima Medika

ABSTRAK

Penerapan sistem Tracer Medical Record pasien rawat jalan berbasis Web di Rumah Sakit Umum Prima Medika Denpasar bertujuan untuk membantu melacak rekam medis yang keluar dari penyimpanan dan membantu mengurangi terjadinya missfile. Saat ini penggunaan tracer Rekam Medis masih menggunakan sistem manual, tracer yang digunakan sebagai penanda atau sebagai pelacak rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan masih menggunakan kertas karton sehingga mudah rusak, selain itu penulisan nama peminjam rekam medis masih ditulis secara manual sehingga menyebabkan penulisan nama peminjam tidak terlihat jelas dan penyimpanan rekam medis rawat jalan tidak disediakannya buku ekspedisi untuk menulis nama peminjam rekam medis. Penelitian ini menggunakan metode perancangan siklus hidup pengembangan sistem atau System Development life cycle (SDLC) dengan tahapan perencanaan, analisis, desain, implementasi.Berdasarkan hasil observasi, maka dapat disimpulkan rancang bangun Sistem Tracer Rekam Medis berbasis web di Rumah Sakit Umum Prima Medika Denpasar, Memenuhi standar usability yaitu 77,33% dapat diklarifikasikan “Layak’’dan penelitian ini berhasil membuat sebuah rancang bangun Tracer Medical Record berbasis web di Rumah Sakit Umum Prima Medika Denpasar dengan fitur layanan Peminjaman Rekam Medis, Distribusi Rekam Medis, serta Pengembalian Rekam Medis yang dapat membantu petugas Rekam Medis untuk mempermudah peminjaman Rekam Medis pasien rawat jalan secara sistem komputerisasi.

Kata kunci: Tracer Medical Record, Peminjaman, Distribusi, Pengembalian, RSU Prima Medika

e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

Arc. Com. Health • desember 2023 p-ISSN 2302-139X e-ISSN 2527-3620 PENDAHULUAN

Rumah sakit adalah instansi yang berperan penting dalam meningkatkan derajat kesehatan perorangan atau individu. Dalam pelayanan kesehatan, rumah sakit selalu berusaha untuk memberikan pelayanan     yang     terbaik     bagi

pasien(Gultom & Pakpahan, 2019). Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam rekam medis adalah pengelolaan sistem penyimpanan. Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau manajemen suatu pelayanan kesehatan yang baik, tentunya jika memiliki sistem yang baik, sumber daya manusia yang berkualitas dan prosedur kerja yang baik serta sarana prasarana yang memadai. Setiap kegiatan penyimpanan dan pengembalian rekam medis dicatat dalam buku ekspedisi rekam medis ( Dewi, 2015) Ekspedisi merupakan bukti transaksi atau serah terima dokumen rekam medis yang digunakan untuk pelayanan kesehatan pasien. Buku ekspedisi rekam medis digunakan untuk mencatat siapa yang meminjam, berapa banyak rekam medis yang dipinjam, dan berapa banyak rekam medis yang dikembalikan. Setiap rekam medis yang dipinjam dicatat pada tracer. Tracer adalah pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun (Utami, 2016 ).

Berdasarkan observasi di RSU Prima Medika pada bulan september 2021, didapatkan perbulan kejadian missfile sebanyak 24 dari 7.302 Rekam medis. Tracer yang digunakan sebagai penanda atau sebagai pelacak rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan masih menggunakan kertas karton sehingga mudah rusak, selain itu penulisan nama peminjam rekam medis masih ditulis secara manual sehingga menyebabkan penulisan e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

nama peminjam tidak terlihat jelas dan penyimpanan rekam medis rawat jalan tidak di sediakannya buku ekspedisi untuk menulis nama peminjam rekam medis, dengan kondisi kertas karton yang kurang baik dan tidak adanya buku ekspedisi rekam medis tersebut sehingga menjadi salah satu faktor terjadinya missfile.

Rancang bangun sistem dalam penelitian ini penulis menggunakan Bahasa pemrograman Perl Hypertext Preprocessor (PHP), dan menggunakan database My Structure Query Language (MySQL) ( Hariyanto, 2015). Rancang bangun sistem ini, petugas rekam medis nantinya akan dapat menginput pengambilan rekam medis, rekam medis yang dipinjam oleh poliklinik, dan pengembalian rekam medis. Data yang akan diproses yaitu nomor rekam medis pasien, nama peminjam, tanggal di pinjam dan pengembalian rekam medis. Rancang bangun sistem ini nantinya akan menghasilkan laporan peminjaman dan laporan pengembalian rekam medis yang terdistribusi ke poliklinik. Dengan adanya sistem tracer rekam medis diharapkan dapat membantu dan mempermudah petugas rekam medis dalam mencari dan menelusuri rekam medis yang missfile dan dapat melacak rekam medis yang dipinjam.

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik mengajukan penelitian yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Tracer Medical Record Pasien Rawat Jalan Berbasis Web di Rumah Sakit Umum Prima Medika Denpasar”

METODE

Berdasarkan data didapatkan, penulis menemukan adanya masalah yang terjadi yaitu rekam medis yang missfile dimana dalam jangka satu bulan ada 24 rekam medis yang missfile. Setelah menemukan

adanya masalah, penulis melakukan tahapan      perancangan      dengan

menggunakan metode tahapan System Development Life Cycle (SDLC). Dalam rancang bangun yang di buat penulis terdapat input,process, dan output yang

kemudian akan dilakukan pengujian blackbox.  Tahapan selanjutnya  adalah

penerapan dan pengujian usability.

HASIL DAN PEMBAHASAN

• A. Berdasarkan metode penelitian yang digunakan, maka akan dibahas tentang tahap implementasi sistem dengan meletakan sistem untuk siap dioperasikan oleh pengguna sistem.

Adapun implementasi sistem pada penelitian ini meliputi :

• 1.    Halaman login Web Tracer Medical Record

Dapat diakses secara online melalui alamat https://tmrprimamedika.site/. tujuan dari halaman login adalah untuk memudahkan mengakses halaman utama Sistem tracer medical record dengan memasukan email dan password yang telah di tentukan seperti terlihat pada gambar 1 berikut :

• 1. Halaman Awal

Tampilan pertama dibuka ketika admin, petugas rekam medis dan petugas poli mengakses Sistem Tracer Medical Record. Terdapat menu pada halaman awal, dan setiap pengguna memiliki hak akses yang berbeda untuk mengakses sistem.

• a)    Halaman Awal Admin

Tampilan awal login sebagai admin, menu yang dapat di akses oleh admin yaitu input data petugas petugas Rekam Medis, Petugas Poli dan jumlah poli, dapat melakukan edit data user serta logout, yang dapat dilihat pada gambar 2 sebagai berikut

• ÷ C i ⅛p>manefcs∣6⅛4>*⅛atoasl                                                                    S g # I 1 ^ i

TracerRMPrinMmedfta Ξ search                     Q

∣t.MU∣ D≡⅛t≡<∣

⅛r, DaSibJira

._ ħft⅛ffl PekamMtSs

Seiomcit Dolangodmin

; PetujasM

5s8≡πι Trscfcrg ⅛^ Iteis K ^fTfurreite

⅛ Pcli

Jumlan FWugoilM                           JunMhI Pnaa M

Jumlah

■' X ⅛ TracerMedicaLRecord Primamedika

Login ke akun anda

Masukkan usemare & password untuk login

Email

Gambar 2 . Halaman Awal Admin

• b)    Halaman Awal Petugas Rekam Medis adalah tampilan awal login sebagai Petugas Rekam Medis, menu yang dapat di akses yaitu Input data Distribusi, peminjaman, pengembalian, dan logout. Seperti terlihat pada gambar 3 sebagai berikut :

Login

Gambar 1. Tampilan Halaman Login

e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

Arc. Com. Health • desember 2023 p-ISSN 2302-139X e-ISSN 2527-3620

(^, C i lπjHsrt⅛⅛'!S⅛s⅛sstad                                                       t £ ⅛ > J φ i

TfaGfRNPrimarnedika Ξ Sash                 Q

⅛h “tari

⅞qκ⅜αr⅜t* Mtnκ

1 Pais

SekifTKitMiingpiJliiJayijnti

E TrsefeSsn Ms •' ⅛tfflT⅛r⅛ft⅛ril⅛s S Frirsrefc

- JSriitS

Srirptai Jumah τ ⅛∣                        Jumkih ⅛-'τu∏

• Ssartelai

_M          g ²                g ¹

5sτu⅛i'i⅛                                   SSriEjHTiprer

zltput

Jumah ⅛∙ttr⅛⅛∣

berikut :

Gambar 5. Halaman Data User

Gambar 3. Halaman Awal Petugas Rekam Medis

• c)    Halaman Awal Petugas Poli

Tampilan awal login, menu yang dapat di akses yaitu input data distribusi, pengembalian, dan logout. Seperti terlihat pada gambar 4 sebagai berikut :

⅛ -< C i T!JΓiytM⅛'t⅛3⅛⅛^                                                     ⅝ ⅛ fr A 0 9 t

TracefRMPrimamedika ≡ ⅛⅛                  Q

SIMM    ““

FnpNi i DariU

§ Pasiai

SeiotTfltDatang₁PiJtraAdinctha

ITreeffekamUedis *

PetugasPiihPoS

Disnhus                      SteiniTrairg ISian MfdsS PTiredK

■ Pergffihiten

i Profil                          JlJITlIohilab_iS                                      JfflllOhi Pamrjamon

tetas iHina                                   [EJfpmindteiis

Juiriloh

SergarteteniHiiB ri⅛'⅛τtrβτt⅛sfc'αi⅞S⅛⅛⅛anS

Gambar 4. Halaman Awal Petugas Poli

• 2.    Halaman Data User

Data yang tertera di sini merupakan profile data user yang meliputi : profile image, nama, email, nomor hp, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, user level. Seperti yang terlihat pada gambar 5 sebagai

e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

• 3.    Halaman Tambah Data Pasien

Dimana data yang dimasukan merupakan data identifikasi pasien yang terdapat pada menu no rekam medis, nama pasien, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, nomor henphone, pekerjaan, tipe pasien, poli, nomor bpjs, seperti yang terlihat pada gambar 6 sebagai berikut :

Gambar 6. Halaman Tambah Data Pasien

• 4.    Halaman Data Peminjaman Rekam

Medis

Pada halaman Peminjaman Rekam Medis dapat melakukan permohonan peminjaman Rekam Medis ke unit penyimpanan rekam medis rawat jalan dengan menginput nama peminjam,tanggal peminjam, poli peminjam, nomor rekam medis , nama pasien, poli pasien dan status.

dan data akan muncul di tambah

peminjaman pada akun petugas Rekam Medis seperti terlihat pada gambar 7 sebagai berikut

TrasrRMPrimamedka ≡ Ssnii                  Q

MU ∣W≡

⅛cbs ⅛n Htt i Paaurgi

T Pxiai

Permintcran ⅝rtyιraι

S TncerMur ⅛i⅛ " 

N ηsi∣Bμp⅞r                                                    ShkL

i PraR

⅝ NautaiiiM IiifplPiriin hl⅛nιμπ∣ HoW KaniPisin PoIiPwn SUus ⅛s SUjwt

Miertistanj

Gambar 7. Data Peminjaman Rekam Medis

Gambar 8. Data Pengembalian Rekam Medis

B.Black Box Testing

Pengujian dilakukan pada semua fungsi untuk memastikan setiap fungsi sistem dapat bekerja sesuai yang diinginkan.

• 1.    Membuka Sistem

• 1.    Halaman Data Pengembalian Rekam Medis

Peminjam dapat melakukan permintaan pengembalian rekam medis ke unit penyimpanan rekam medis rawat jalan dengan menginput nama peminjam, tanggal kembali , nomor rekam , nama pasien, poli pasien. Dan data akan muncul di tambah pengembalian pada akun petugas rekam medis dan petugas rekam medis akan konfirmasi dengan menerima rekam medis seperti terlihat pada gambar 8 sebagai berikut:

Tabel 1. Pengujian Sistem Dibuka

Fungsi	Skenari o Penguji an	Hasil	Keterang an
Tampil an awal login	Jalanka n sistem	Masuk ke halam an Login	Berhasil

• 2.    Pengujian Halaman Login

Tabel 2. Pengujian Halaman Login

Fungsi	Skenario Pengujia n	Hasil	Keteran gan
Hala man Login	Memasu kan email dan passwor	Menampil kan halaman utama sesuai	Berhasil

e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

	d yang telah di tentuka n klik sig-in untuk masuk ke sistem	dengan level user
	Masuka n email dan passwor d yang salah	Menampil kan pemberita huan gagal masuk ke sistem	Berhasil

peminja man

peminja man

perminta an Rekam Medis

4. Pengujian Halaman Peminjaman

3. Pengujian Halaman Petugas Rekam Medis

Tabel 3. Pengujian Halaman

Fungsi	Skenari o Penguji an	Hasil	Ketera ngan
Halama n Data Pasien	Pilih menu data pasien, masuka n  data pasien baru, edit data pasien dan simpan data pasien.	Menamp ilkan identifik asi data pasien yang telah di input.	Berhasi l
Halama n Memint a	Melaku kan konfirm asi	Menamp ilkan menu pilihan	Berhasi l

C.Pengujian Usabality

e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

Tabel 4. Pengujian Peminjaman

Fungsi	Skenari o Penguji an	Hasil	Kete rang an
Halam an Peminj aman	Memili h menu permin taan Rekam Medis	Menampilk an permintaan peminjaman Rekam Medis, dam Memilih menu  opsi untuk menerima permintaan peminjaman	Berh asil

5. Pengujian Halaman Pengembalian

Tabel 3. Pengujian Halaman Pengembalian

Fungsi	Skenario Pengujia n	Hasil	Ketera ngan
Halama n Pengem balian	Melaku kan Pengem balian	Menam pilkan Tambah pengem balian	Berhas il

Peneliti memberikan kuesioner kepada 9 pegawai dengan tujuan mengetahui apakah sistem ini cocok digunakan. Terdapat 30 pertanyaan yang harus dijawab oleh responden dengan nilai maksimal dari setiap pertanyaan adalah 5 (sangat setuju) dimana nilai total yang diharapkan dari 30 pertanyaan adalah 1.350 yang di dapat dari hasil perkalian 30 pertannyaan x 9 jumlah responden x 5 nilai maksimal. Peneliti mendapat nilai total yaitu 1.044 dari 9 responden tersebut, maka untuk mendapatkan hasil persentase kelayakan usability dapat dihitung menggunakan rumus :

skor yang di observasi taΛ ⅛⅛(%k---------- x loo⁰»

skor yang diharapkan

1.044 :_____x 100 1.350

: 77.33 %

Berdasarkan hasil observasi maka dapat disimpulkan bahwa sistem Tracer Medical Record Berbasis Web di Rumah Sakit Prima Medika memenuhi standar Usability yaitu 77,33% dapat diklasifikasikan “Layak”.

SIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian, perancangan dan implementasi dari skripsi yang berjudul “ Rancang Bangun Sistem Tracer Medical Record Berbasis Web di Rumah Sakit Umum Prima Medika Denpasar “ dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

Penelitian ini berhasil membuat sebuah rancang bangun Tracer Medical Record e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

berbasis web di Rumah Sakit Prima Medika Denpasar    dengan    fitur    layanan

Peminjaman Rekam  Medis,  Distribusi

Rekam Medis, Pengembalian Rekam Medis pasien rawat jalan,  berhasil  membuat

rancang bangun sistem Tracer Medical Record berbasis Web yang dapat membantu petugas    Rekam    Medis    untuk

mempermudah peminjaman Rekam Medis pasien rawat jalan secara sistem komputerisasi dan dengan melakukan USE Questionnare dengan 9 petugas Rekam Medis dan dilakukan Uji Usability, mendapatkan hasil memenuhi standar Usability     yaitu     77,33%,     dapat

diklasifikasikan “Layak”.

SARAN

Rancang Bangun Sistem Tracer Medical Record pasien rawat jalan berbasis Web di Rumah Sakit Umum Prima Medika Denpasar yang telah dibuat masih perlu dikembangkan agar mampu menjadi sebuah sistem yang lebih baik karena rancang bangun sistem ini belum sempurna dan masih terdapat beberapa kekurangan untuk memenuhi kebutuhan yang sebenarnya, kedepanya perlu di kembangkan lagi dengan penyempurnaan sistem ini perlu dilakukan pemeliharaan

UCAPAN TERIMA KASIH

Terima kasih kepada bapak Dr. dr. Bambang Hadi Kartiko, MARS, I Wayan Widi    Karsana,    M.Kom    yang

telahimemberikan bimbingan dan terima kasih kepada seluruh pihak yang tidak bisa disebutkan satun per satua atas dukungan, doa dan bantuan yangn telahn diberikan

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, A. U. (2015). Hubungan Waktu

Tunggu Pendaftaran Dengan Kepuasan Pasien Di Tempat Pendaftaran Pasien

Rawat Jalan (TPPRJ) RSUD Sukoharjo. Kesehatan Masyarakat Universitas Muhammadiyah Surakarta

Gultom, S. P., & Pakpahan, E. W. (2019).

Faktor - Faktor Yang Memengaruhi Duplikasi Penomoran Rekam Medis Di

MySQL Dan Bootstrap. Yogyakarta: Andi.

Utami, S. (2016). Perancangan Tracer Berbasus Elektronik Di Filling Rawat Jalan RSUD RAA Soewondo Pati. Semarang: Universitas Dian Nuswantoro

Rumah Sakit Umum Madani Medan. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda, 4(2).

Hariyanto, A. (2015). Membuat Aplikasi Computer Based Test Dengan PHP

e-mail korespondensi : madelandiana6@gmail.com

397